Unidad 1. Mi primer documento (I)
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Este tema está pensado para las personas que
no conocen nada de Word 2007, si ya has usado Word 2007 puedes pasar a la
Unidad 2. Aquí aprenderemos a crear y guardar nuestro
primer documento, te darás cuenta de lo fácil que es Word
2007 y espero que te animes a seguir el resto del curso.
Si no conoces funciones básicas tales como
manejar el ratón, teclado, manejar ventanas, etc. aquí puedes aprenderlas 
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Lo primero que hay que hacer para trabajar con Word 2007es, obviamente, arrancar el programa. Podemos
hacerlo de varias formas, como verás en la Unidad 2, ahora sólo vamos a ver una
de ellas: Desde el menú Inicio.
Al menú Inicio se accede desde el
botón situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla y
desde ahí se pueden arrancar prácticamente todos los programas que están
instalados en el ordenador.
Al colocar el cursor y hacer clic sobre el botón se despliega un menú parecido al que ves a la derecha, al
colocar el cursor sobre el elemento Todos los
programas; se desplegará una lista con los programas que hay instalados
en tu ordenador.
En esta imagen tienes un
ejemplo de una lista con programas, busca el elemento Microsoft Office Word 2007 y haz clic sobre él para que se
arranque.
Es conveniente que vayas practicando lo que te vamos
explicando lo antes posible. Una buena forma de hacerlo es tener dos sesiones,
una con este curso y otra con Word 2007. Así cuando lo
creas oportuno puedes pasar a la sesión de Word 2007
para practicar lo que acabas de leer.
Si no sabes cómo ir pasando de Word 2007
a este curso o cómo tener en cada mitad de la pantalla una sesión, aquí te lo
explicamos .
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Al arrancar Word 2007 aparece una pantalla inicial como ésta.
En la Unidad 2 veremos todos sus componentes; ahora nos vamos a fijar sólo en
algunas cosas.
En la parte superior esta, en color celeste, la barra del título, en la que aparece el nombre
del documento sobre el que estamos trabajando.
Cuando arrancamos Word 2007 sin abrir ningún documento, por
defecto nos abre un documento en blanco y le asigna el nombre inicial Documento1.
Cuando guardemos el documento le cambiaremos el nombre.
Ahora vamos a explicar cómo escribir tu primer documento, y
aprenderás cómo corregir los pequeños errores y cómo desplazarte por el
documento.
Más abajo tienes el ejercicio Crear un
documento donde está todo explicado paso a paso.
Al escribir un texto hay que teclearlo sin
pulsar la tecla INTRO; cuando llegues al final de la línea, observarás
cómo salta automáticamente de línea. (La tecla INTRO
también se llama ENTER o retorno de carro; en el teclado
de la imagen se llama "ent").
Observarás que hay una pequeña barra vertical parpadeante
que va avanzando
según vas escribiendo, se llama punto de inserción, y nos sirve para saber dónde
se va a escribir la siguiente letra que tecleemos. No confundas el punto de
inserción con el puntero del ratón que tiene esta forma
cuando está dentro del área de
texto y esta otra 
cuando está encima de los menús, e incluso puede tomar otras
formas que iremos viendo más adelante. También puedes ver una raya horizontal
como ésta 
que indica dónde
acaba el documento.
que va avanzando
según vas escribiendo, se llama punto de inserción, y nos sirve para saber dónde
se va a escribir la siguiente letra que tecleemos. No confundas el punto de
inserción con el puntero del ratón que tiene esta forma cuando está dentro del área de
texto y esta otra cuando está encima de los menús, e incluso puede tomar otras
formas que iremos viendo más adelante. También puedes ver una raya horizontal
como ésta que indica dónde
acaba el documento.
Cuando mueves el ratón, lo que estás moviendo es el puntero;
cuando pulsas las teclas de dirección, mueves el punto de inserción. Cuando
cometas un error, y te des cuenta inmediatamente, pulsa la tecla Retroceso que retrocede una posición borrando la última letra
tecleada. (La tecla Retroceso aparece como bksp en la imagen, aunque suele ser una flecha grande hacia
la izquierda).
Cuando te das cuenta del error después de haber escrito unas
cuantas letras más, debes pulsar la tecla con la flecha pequeña hacia la
izquierda, que no borra las letras, sólo mueve el cursor hasta llegar a la
siguiente letra donde se encuentra el error; entonces pulsa Retroceso para borrar el error.
Por último, si te das cuenta del error cuando tienes el punto
de inserción lejos de donde está el error, mueve el ratón hasta colocar el
puntero detrás del error y pulsa el botón izquierdo del ratón; verás cómo el
punto de inserción se desplaza justo a esa posición y entonces ya puedes pulsar
Retroceso.
La tecla suprimir (DEL o SUPR) también borra una letra, pero la que queda a la derecha
del punto de inserción.
Unidad 17. Tablas de contenidos, tablas de ilustraciones, índices
(I)
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Introducción
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Los índices y tablas de contenidos sirven para ayudar al lector a encontrar lo que está buscando. Word llama
tabla de contenido a lo que en España conocemos simplemente como índice y Word
llama índice a lo que nosotros llamamos índice alfabético. En el punto siguiente
aclararemos más las diferencias entre índice y tabla de contenido.
Los índices y tablas de contenidos son muy útiles cuando
estamos trabajando con documentos extensos. De un
documento bien planificado y estructurado podemos
extraer una tabla de contenidos que facilite enormemente la localización rápida
de algún punto importante del documento.
Al crear los índices debemos intentar reflejar la estrucura
del documento y colocar todos los términos importantes del documento, para que
posteriormente los lectores puedan encontrarlos.
En esta unidad también veremos cómo crear tablas de ilustraciones, gráficos y tablas, que nos permitirán organizar estos elementos en tablas
que facilitarán su búsqueda y consulta por parte de los lectores.
Índice: Un índice es una lista de
palabras y el número de página donde se encuentra dicha palabra. El índice está
ordenado alfabéticamente. Como ya dijimos, Word llama a índice lo que
normalmente nosotros llamamos índice alfabético, Utilizaremos la misma
nomenclatura que Word. El índice se suele colocar al final de un libro para
encontrar términos importantes de manera rápida y sencilla. En la imagen de la
derecha podemos ver un trozo de de un índice.
Tabla de contenido: Una tabla de
contenido es un reflejo de la estructura de un documento y contiene los títulos
de los temas y subtemas que forman el documento. Una tabla de contenidos puede
contener o no el número de página y puede establecerse un enlace directo a los
puntos contenidos en la tabla. La tabla de contenido suele figurar al principio
de un libro y es lo primero que miramos cuando queremos saber de que temas trata
el libro.
Si hemos dado a los títulos del documento un formato que
incluya los niveles de esquema (Ver Unidad 15) casí tendremos construida la
tabla de contenido. En la imagen de la derecha podemos ver un trozo de una tabla
de contenido.
Podemos comprobar que se parece mucho a los Esquemas vistos
en la unidad anterior, pero si vamos a imprimir el documento necesitaremos
insertarle una tabla de contenido ya que no dispondremos de la posibilidad de
pasar a la vista Esquema.
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Para crear un índice debemos revisar el documento y crear
todas aquellas entradas que deseemos que posteriormente aparezcan en nuestro
índice.
Existen 2 formas de marcar las entradas del índice:
De forma automática:
Para crear una entrada de marcas de índice automáticamente
debemos crearnos un nuevo documento donde tendremos todas las marcas de
índice.
El nuevo documento debe tener las siguientes
características:
- Una tabla de 2 columnas y tantas filas como términos tenga el índice.- En la primera columna debemos tener las entradas del documento original que queremos tener en el índice. Las frases o palabras de las entradas deberán ser exactas, por ejemplo si el título en el documento es "Capítulo 2. Tipos de vehículos" en la columna tendremos que escribir ese texto idénticamente, si escribiéramos"capitulo 2. Tipos de vehículos" no sería correcto ya que la "c" está en minúscula y la "i" no está acentuada y por tanto la tomaría como otra frase.- En la segunda columna debemos introducir el texto que deseemos que aparezca en el índice.- También podemos definir subíndices en el índice, por ejemplo podemos querer tener dentro del Capítulo 2 una subentrada llamada "Vehículos de motor" entonces en la segunda columna pondremos "Capítulo 2. Tipos de vehículos:Vehículos de motor", los dos puntos ":" indican que es un subíndice de Capítulo 2.- Deberemos hacer estos pasos por cada entrada que queramos que aparezca en el índice.- Una vez confeccionada la tabla guardaremos el documento de forma normal.
Nota: Para tener los 2 documentos
abiertos a la vez y poder copiar texto de uno a otro podemos utilizar la opción
de la pestaña Vista - Ver en
paralelo.
Cuando tengamos el documento de entradas creado podemos
marcar las entradas del documento automáticamente.
- Abrimos el documento a marcar.- Vamos a la pestaña Referencias y hacemos clic en el botón Insertar índice.
Aparece el diálogo de Índice.- Hacemos clic en el botón Automarcar...Aparece un diálogo para seleccionar el fichero donde tenemos el listado.- Seleccionamos el fichero que hemos creado y pulsamos Abrir.El cuadro de diálogo se cerrará y observaremos cómo Word a incluido unas marcas en nuestro texto.Una vez tenemos el texto marcado, sólo hace falte crear el índice como veremos en el siguiente apartado.
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Introducción
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En esta unidad aprenderemos algunas de las técnicas de las
que dispone Word para relacionar información en el documento, con los marcadores
y las referencias cruzadas, y para hacer aclaraciones con la utilización de las
notas al pie y las notas al final.
Con estas técnicas nuestros documentos adquirirán un toque
más profesional y serán más fáciles de utilizar.
Al redactar un documento, ¿Cúantas veces nos hemos encontardo
con que estamos hablando de algo que ya hemos explicado anteriormente y nos
gustaria que el lector pudiera acceder a ello desde ese punto? Y en muchas
ocasiones no lo hemos hecho por no saber cómo.
Por ejemplo, " ... como vimos en el
gráfico del tema anterior..." un enlace a la página donde está ese
gráfico vendría muy bien. Pero si ponemos el número de la página corremos el
riesgo que, más adelante, modifiquemos el documento y cambie el número de página
y no nos acordemos de rectificarlo. Pues bien, esto ya está solucionado de forma
automática con las referencia cruzadas, como vamos a ver a continuación.
Marcadores. Un marcador identifica una posición o selección de texto a la que se
asigna un nombre e identifica para futuras referencias Cuando estamos leyendo un
libro y sobre todo si es un documento técnico es frecuente realizar anotaciones
o dejar marcas sobre el mismo libro o con notas (post-it) para una posterior
consulta. En formato digital también se puede hacer esto y de una manera más
sofisticada y elegante.
Los marcadores sirven para tener una lista de marcadores,
consultarla y poder acceder a estos puntos de manera rápida y sencilla. Además
son la base para crear referencias cruzadas en nuestro documento.
Los marcadores son elementos ocultos, es decir, al crear un
marcador permanece oculto a no ser que nosotros modifiquemos algunas propiedades
de Word para hacerlos visibles. Cuando hacemos visible un marcador se muestra la
palabra enmarcada entre corchetes, como vemos en la imagen.
Referencias cruzadas. Una referencia
cruzada sirve para hacer referencia a algún elemento que se
encuentra en el documento. Por ejemplo cuando estamos recordando algún
concepto que hemos explicado en algún tema anterior solemos hacer referencia a
ese capítulo, o también podemos utilizar las referencias cruzadas para hacer
referencia a alguna imagen, tabla o gráfico dentro del documento. Las
referencias cruzadas entre otras tiene la ventaja de actualizarse
automáticamente, por ejemplo si el documento es modificado y la referencia ya no
está en la página 3 sino en la página 4, la referencia se actualiza sola.
En la imagen vemos una referencia cruzada al marcador visto
en la imagen anterior. El bocadillo que vemos en la imagen es porque al situar
el ratón encima de una referencia cruzada nos informa que presionando la tecla
Ctrl y haciendo clic accedemos a la posición donde se
encuentra la referencia (en este caso el marcador "ratón").
Notas al pie y notas al final. Las
notas al pie suele utilizarse para añadir información o dejar
constancia de alguna aclaración con respecto al texto desarrollado en la
página. Por ejemplo una nota al pie se suele utilizar cuando se ha hecho una
cita de algún autor, en la nota al pie se pondrá quien es el autor de esa cita.
En las imágenes de la derecha vemos una palabra que tiene un
superíndice con el número 1, esto indica que esa palabra tiene una nota al pie.
La segunda imagen muestra la nota al pie referente al superíndice 1.
Las notas al pie como veremos en la unidad pueden ser al pie
de página como en este ejemplo o puede ponerse debajo de la misma palabra. En
este ejemplo la nota al pie se ha utilizado para aclarar el significado de la
palabra AvPág.
Las notas al final parecen en
principio lo mismo que las notas al pie y de hecho se tratan igual, la
diferencia fundamental es que la nota al pie se pone al final de la página para
aclarar algún punto y la nota al final se suele poner al final
de un capítulo o bien al final del documento.
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Como hemos dicho, nos interesará insertar marcadores en
aquellos puntos de nuestro documento a los que vayamos a hacer referencia más
adelante mediante una referencia cruzada.
Para crear un marcador únicamente
debemos seguir un par de pasos bien sencillos:
- Posicionarnos donde queramos incluir una marca o seleccionar el texto.- Acceder a la pestaña Insertar y selecciona la opción Marcador o presionar Ctrl + Mayús + F5.
Nos aparece el diálogo que vemos en la imagen de la derecha.
Donde debemos escribir el nombre del marcador. El nombre no puede contener
espacios en blanco y debe comenzar por una letra, seguidamente puede contener
números. El nombre no puede ser mayor de 40 caracteres.
Podemos ordenar los marcadores por
Nombre o por Posición.
Cuando hayamos escrito el nombre pulsamos sobre Agregar.
Si deseamos quitar un marcador debemos seleccionarlo y pulsar
Eliminar.
El botón Ir a sirve para acceder
directamente al marcador seleccionado, es decir seleccionando un marcador y
pulsando sobre Ir a accedemos a la posición del
documento a la que está asociado el marcador.
¿Cómo ver los marcadores de nuestro
documento?.
Normalmente los
marcadores permanecen ocultos, a no ser que activemos la opción Marcadores ocultos.
Para hacer visibles los marcadores de nuestro documento
debemos acceder el mneú Archivo y hacer clic en el
botón Opciones de Word.
Una vez abierto el cuadro de diálogo dseberemos seleccoinar
la categoría Avanzadas, en la lista de opciones de la
derecha deberemos bajar hasta encontrar las opciones relativas a Mostrar contenido de documento, allí marcaremos la opción
Mostrar marcadores.
Cuando pulsemos Aceptar y se cierre
el diálogo Opciones veremos en nuestro documento
aquellos marcadores que hemos incluido.
Otra forma de acceder directamente a un marcador es
accediendo desde la pestaña Inicio, desplegando la
opción Buscar y seleccionando Ir
a, o presionando Ctrl + I.
En la pestaña Ir a debemos
seleccionar Marcador dentro de la lista de Ir a y en la lista despegable podemos
seleccionar el marcador que deseemos, posteriormente solo debemos pulsar sobre
Ir a.
