ACCESS

CREAR UNA BASE DE DATOS

Para crear una nueva base de datos debemos:

Hacer clic sobre la opción Nuevo del Botón de Office (haciendo clic en el icono de Office en la parte superior izquierda de la pantalla) que aparece a la derecha de la pantalla.

Aparecerá la ventana de Introducción a Microsoft Office Access. Selecciona la opción Base de datos en blanco. En la parte inferior también podrás seleccionar una plantilla para crear una nueva base de datos basada en ella.

A continuación aparecerá en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro: Aquí deberás indicar el Nombre de archivo de la base de datos. Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puedes hacer clic en el botón Buscar ubicación . Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo donde indicaremos el nombre de la base de datos que estamos creando y el lugar donde se guardará. En el cuadro Guardar en: hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la carpeta donde vamos a guardar la base de datos. Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la carpeta seleccionada. Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo.   En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la base de datos. Hacer clic sobre el botón Aceptar. Se cerrará el cuadro de diálogo y volverás a la pantalla de Introducción a Microsoft Office Access. En el cuadro de texto Nombre de archivo aparecerá la ruta y el nombre que escogiste. Pulsar el botón Crear para crear la base de datos.

Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la extensión .ACCDB. Por defecto, Access abrirá una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar sus datos. Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se crean a partir de éstas. Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploración, desde donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos. En principio sólo encontraremos el de Tabla1 pues es el que Access creará por defecto. Puedes ocultarlo haciendo clic en el botón Ocultar . Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qué objetos mostrar y de qué forma.       CREAR UNA TABLA DE DATOS Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear para visualizar sus opciones. En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones: El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que tiene la columna. Vista diseño es el método que detallaremos en esta unidad didáctica Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una tabla de este tipo y sólo tendrás que rellenarla con sus datos. Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que podrás compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personans con acceso al mismo sitio. Explicaremos a continuación la forma de crear una tabla en vista diseño. Este método consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta tendrá y otras consideraciones como claves, etc... Otra forma rápida de llegar a la vista Diseño es seleccionando la vista desde la pestaña Hoja de datos, o haciendo clic en el botón de Vista de Diseño en la barra de estado: Aparecerá la vista de Diseño de la tabla: En la pestaña tenemos el nombre de la tabla (como todavía no hemos asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1). A continuación tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza una línea para cada columna, así en la primera línea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y así sucesivamente. En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestañas (General y Búsqueda) para definir propiedades del campo es decir características adicionales de la columna que estamos definiendo. Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algún tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer, por ejemplo en este nomento el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna Nombre del campo y en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres.     MODIFICAR EL DISEÑO DE UNA TABLA Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definición (por ejemplo, añadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc...) tendremos que realizar una modificación en su diseño: Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo estuviera. Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar, seleccionar Vista Diseño en el menú contextual: Aparecerá la ventana de diseño de tablas estudiada en la unidad temática anterior. Para modificar la definición de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a modificar y realizar las sustituciones necesarias. Para añadir un nuevo campo, ir al final de la tabla y escribir la definición del nuevo campo, o bien, situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botón de la pestaña Diseño, en este último caso el nuevo campo se insertará delante del que estamos posicionados. Para eliminar un campo, posicionarse en el campo y hacer clic en el botón de la pestaña Diseño. o bien, seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su extremo izquierdo y cuando esté remarcada pulsar la tecla Supr o Del. Se borrará el campo de la definición de la tabla y los datos almacenados en el campo también desaparecerán. Por último, guardar la tabla. Introducir y modificar datos en una tabla.   Para introducir datos en una tabla, podemos elegir entre: Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el Panel de Exploración. Desde el Panel de Exploración hacer clic derecho sobre la tabla a rellenar y seleccionar la opción en el menú contextual. Si estamos en la vista de Diseño de tabla, hacer clic sobre el botón Vistasde objeto y elegir Vista Hoja de datos en la pestaña Inicio o diseño. En los tres casos aparecerá la ventana Hoja de datos: Cada fila nos sirve para introducir un registro. Escribir el valor del primer campo del registro. Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro. Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar INTRO para introducir los datos del segundo registro. En el momento en que cambiamos de registro, el registro que estabamos introduciendo se almacenará, no es necesario guardar los registros de la tabla. Hacer clic sobre el botón Cerrar para terminar con dicha tabla. Si lo que queremos es borrar un registro entero: Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del registro. El registro quedará seleccionado. Pulsar la tecla SUPR del teclado o haz clic en el boton Eliminar que se encuentra en el panel Registros de la pestaña Inicio. Si lo que queremos es modificar algún valor introducido no tenemos más que situarnos sobre el valor a modificar y volverlo a escribir. Si queremos cambiar algo de la estructura de la tabla, tenemos que pasar a la Vista Diseño haciendo clic sobre el botón de Vista de objeto de la pestaña Inicio. Desplazarse dentro de una tabla. Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de desplazamiento: La barra nos indica en qué registro estamos situados y el número total de registros de la tabla. El recuadro en blanco nos está diciendo el registro actual. Al final donde pone de 3 nos indica el número total de registros que en nuestro caso es tres. Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas a continuación: para ir al primer registro de la tabla. para ir al registro anterior en la tabla. para ir al registro siguiente en la tabla. para ir al último registro de la tabla. para crear un nuevo registro que se situará automáticamente al final de la tabla. Podemos ir también directamente a un registro determinado de la siguiente forma: Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el número del registro actual. Escribir el número del registro al cual queremos ir. Pulsar INTRO. También podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros pulsando las teclas FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA del teclado.

EL EDITOR DE ECUACIONES EN EL EXCEL 2007

 

El editor de ecuaciones de Excel 2007 es una herramienta que nos permite agregar de manera gráfica la imagen de una ecuación, ésto puede ser muy útil al redactar un tema científico o un artículo escolar y necesitamos agregar una ecuación. La ecuación creada se puede editar de nuevo haciendo doble clic sobre la ecuación creada.
Para acceder a la herramienta solo necesitamos ir a la pestaña Insertar pulsar el icono de objeto.

Cuando pulsamos el icono de objeto aparece un menú flotante donde debemos de seleccionar Microsoft Editor de ecuaciones 3.0

El editor de ecuaciones nos ofrece una barra de expresiones matemáticas.

 

Tenemos la opción de habilitarlo con “Mostrar como icono” o directamente como editor de la ecuación, personalmente les recomiendo habilitar la casilla “Mostrar como icono”

EXCEL AVANZADO - GENERALIDADES

Para sumar horas y minutos en #Excel cuando la suma supera las 24 horas no debemos emplear el formato clásico de hh:mm sino este otro [h]:mm

En el ejemplo que estamos manejando en el fichero sumar_horas.xlsx deseamos calcular las horas semanales trabajadas por un empleado en jornadas de mañana y tarde.

Para introducir las horas de inicio y final de jornada lo haremos en Excel escribiendo por ejemplo 8:00 para indicar las ocho de la mañana, y 17:15 para indicar las cinco y cuarto de la tarde.

La fórmula de la celda H4 es la siguiente:

=(E4-D4)+(G4-F4)

Los paréntesis no son necesarios. Los hemos puesto para separar la jornada de mañana y la jornada de tarde.

Las celdas H9, H10 y H11 contienen todas ellas la misma fórmula que es la suma de las horas trabajadas durante la semana. La fórmula es la siguiente:

=SUMA(H4:H8)

La diferencia entre las tres fórmulas está en el formato que hemos empleado. El formato correcto es el de la celda amarilla H9. Esto es así, ya que cuando la suma de horas supera las 24 horas, se añade un día y si usamos un formato donde no se ve ese día, únicamente vemos la fracción de horas.

En este caso 35 horas y media es lo mismo que 1 día y 13 horas y media.

sábado, 8 de septiembre de 2012

Distribución Uniforme

En estadística disponemos de la distribución Uniforme. Es una distribución de carácter continuo que asigna la misma probabilidad en cualquier parte del intervalo en el que está definida.

ALEATORIO

En Excel se puede conseguir con la función:

=ALEATORIO()

que nos proporciona un número aleatorio entre 0 y 1, sin llegar al valor 1. Esto se expresa diciendo que la función genera números aleatorios en el intervalo [0;1).

En realidad, lo que se genera es un número pseudoaleatorio ya que se obtiene con ciertos algoritmos internos, y no sacando por ejemplo, bolas de un bombo de la lotería, o tirando monedas al aire a cara o cruz, lo cual generaría valores realmente aleatorios.

Podemos escribir la función ALEATORIO() en Excel y al pulsar luego la tecla de función F9, de recálculo manual, observaremos que el valor aleatorio que se obtiene cambia. Es un número entre 0 y 1 con muchos decimales. En la siguiente imagen se muestran diez números aleatorios obtenidos con esta función.

Los valores aleatorios también cambian siempre que se recalculen los valores de la hoja, cosa que sucede cada vez que se introduce un nuevo valor o se edita uno existente.

Ejemplo

Escriba en una celda un número aleatorio con la función ALEATORIO() y en otra celda escriba la palabra Hola. Al pulsar Enter observe como cambia el valor aleatorio ya que se recalcula toda la hoja.

Aleatorios en un intervalo

Vamos a ver las transformación que podemos realizar partiendo de un aleatorio creado con la función ALEATORIO(), al multiplicar por un número y al sumar cierta cantidad. También veremos cómo podemos quitar la parte fraccionaria y quedarnos únicamente con la parte entera.

Factor de escala

Si a la función ALEATORIO() la multiplicamos por un número la estamos afectando de un factor de escala. Por ejemplo, al multiplicar por 200, el número aleatorio que se obtiene ya no se mueve en el intervalo [0;1) sino en el intervalo [0;200).

=ALEATORIO()*200

Esto supone amplificar 200 veces el resultado obtenido con el número aleatorio.

Traslación

Si al número aleatorio anterior se le suma una cierta cifra lo que estamos haciendo es un cambio de escala. Por ejemplo, después de haber multiplicado por 200, lo que haremos es sumar 5.000 con lo que el número obtenido ya no se moverá en el intervalo [0;200) sino en el intervalo [5000;5200).

=5000+ALEATORIO()*200

Será un número con decimales como el del siguiente ejemplo.

Parte entera

Si deseamos quitar los decimales, podemos utilizar la función =ENTERO. Es una función que no redondea, lo que hace es truncar la parte fraccionaria y quedarse únicamente con la parte entera.

=ENTERO(5000+ALEATORIO()*200)

En este ejemplo, lo que conseguimos es un número entero en el intervalo [5000;5199]. No se llega a alcanzar nunca el valor 5200, ya que nunca se llegaba a alcanzar el valor 1 con la función ALEATORIO, y la función ENTERO lo que hace es quitar la parte decimal.

Si queremos llegar hasta 5.200 hemos de sumar 1.

=ENTERO(5000+ALEATORIO()*200)+1

En este caso el aleatorio obtenido será un número entero que se mueve en el intervalo [5001;5200]

ALEATORIO.ENTRE

Existe una función en Excel que pertenece a las complementarias y que se denomina

=ALEATORIO.ENTRE(mínimo;máximo)

Esta función genera números aleatorios enteros entre un valor mínimo y un valor máximo que proporcionemos.

Para conseguir el mismo intervalo que el que hemos creado en el apartado anterior escribiríamos la siguiente expresión.

=ALEATORIO.ENTRE(5001;5200)

En VBA

En programación tambíen podemos crear números aleatorios. En realidad son número pseudoaleatorios ya que se generan con algoritmos que imitan a los verdaderos números aleatorios.

La función que genera los números aleatorios es

Rnd

Genera un número aleatorio entre 0 y 1, excluido el 1. Es similar a la función ALEATORIO.

Barajar

Los números aleatorios que genera VBA en realidad no son aleatorios y se pueden repetir según una cierta secuencia. Para evitar que se repitan lo que hacemos es utilizar el comando

RANDOMIZE

que equivale a barajar las cartas de una baraja. Es lo que se denomina cambiar la semilla de generación de los números aleatorios.

RANDOMIZE lo utilizaremos en nuestro programa, normalmente una sola vez, al principio. Por ejemplo, después de los DIM. En caso de usar bucles se debe procurar no introducirlo dentro, ya que sino estaría barajando continuamente a cada iteración del bucle.


Método 1

El siguiente programa genera 10 números aleatorios y los escribe en la columna A.

Aleatorios en un intervalo

Si deseamos generar aleatorios en un cierto intervalo entre un valor mínimo (min) y un cierto valor máximo (max), sin decimales, utilizaremos la siguiente expresión:

Int((max - min + 1) * Rnd + min)

Método 2

Para generar números aleatorios entre 5.000 y 5.200 utilizaremos la siguiente expresión.

Int((5200 - 5000 + 1) * Rnd + 5000)

En el siguiente ejemplo programa generamos 10.000 números aleatorios entre 5.000 y 5.200.

Método 3

Otro sistema que me gusta emplear para conseguir lo anterior es el siguiente.

Se multiplica por 201 ya que realmente entre 5.000 y 5.200, incluidos ambos hay 201 números.


Consulte el siguiente post para ver cómo se trabaja con matrices y cómo se ahorra tiempo en los cálculos.


Listado de valores con Macro

Cuando se trabajan con muchos valores es aconsejable utilizar matrices.

Método 4

También podemos llamar a una función de Excel desde el código de VBA. Las funciones a las que llamemos han de estar en inglés, y el separador de argumentos es la coma, ya que todo va en inglés.

Para ver un listado de funciones en inglés y en español consulte el siguiente post:

Glosario: Traducción de funciones

La función ALEATORIO.ENTRE en inglés es RandBetween.

También se pude utilizar así:

Método 5

Si lo que deseamos es dejar la fórmula en las celdas de la hoja en lugar de depositar el valor podemos utilizar la siguiente macro.

Método 6

Si lo que deseamos es utilizar nuestro idioma local depositando la fórmula en las celdas la macro será la siguiente.

Así podremos utilizar las fórmulas en español.

viernes, 10 de agosto de 2012

Pilas

Descargar el fichero pilas.xls

Este es un ejemplo de nivel inicial para introducirse en el mundo de Excel. Aprendera los conceptos básicos de Excel:

• Introducción y edición de textos



• Formato de celdas



• Introducción de fórmulas



• Fórmulas relativas y absolutas (uso de los dólares $)



• Creación de gráficos

Existen diferencias apreciables entre la versión de Excel 2003 o anteriores y la nueva versión 2007. Las diferencias básicamente se refieren al entorno de usuario, esto es, a los menús que puede ver el usuario. Es conveniente irnos acostumbrando a la vesión nueva, aunque en la mayoría de las empresas aún se trabaja con versiones anteriores.


Iremos estableciendo los pasos necesarios para llegar a elaborar nuestro fichero:

1. Inicie Excel. Puede hacerlo mediante: Inicio, Programas, Microsoft Office, Excel. Puesto que lo utilizaremos con asiduidad es aconsejable crearnos un acceso directo en nuestro escritorio.



2. Excel se abre con un libro nuevo, que inicalmente se llama Libro1.xls, o en la versión 2007 se denomina Libro1.xlsx. Observar que la extensión en las versiones 2003 y anteriores es xls y en la vesión 2007 y posteriores la extensión es xlsx. Excel 2007 abre fiecheros de versiones anteriores, y al grabar se puede pedir que lo grabe en modo compatibilidad con vesiones anteriores, esto es, con extensión xls. Por tanto, en general, grabaremos los ficheros con la extensión xls para que sean compatibles con cualquier versión de Excel que utilicemos. Grabe el fichero con el nombre pilas.xls.




3. Estrechamos la columna A, para dejarla como margen y no utilizarla. Esta es una peculiaridad que utilizaremos en nuestros ficheros y tiene una finalidad estética. Para estrechar una columna ponemos el cursos entre el indicador de columna A y B y en ese momento arrastramos hacia la izquierda. Esto hace que la columan A se estreche.



4. Crear la tabla que se muestra en la siguiente imagen. Escriba la columna 'TIPO PILA' y la columna 'FACTURACIÓN'.







5. La celda C9 totaliza las ventas. Esto se consigue incluyendo la función =SUMA(C5:C8). Toda función en Excel comienza con el signo igual (=). Tambíen puede comenzarle con el signo más (+). La función suma se puede escribir manualmente, o bien utilizando el icono del sumatorio (Autosuma). Para ello nos situamos en la celda C9 y pulsamos el icono ∑.



6. Podemos dar formato a las celdas. En este caso seleccionamos los importes de la facturación y pulsamos el botón derecho del ratón, y elegimos 'Formato de celdas'. Para poner los importes con separador de miles y cero decimales elegimos las opciones que se muestran en la siguiente imagen.





7. Vamos a calcular el porcentaje que supone la facturación de cada tipo de pila. La fórmula que debemos utilizar para la celda D5 es: =C5/C9. Esto nos proporcionará el valor 0,4 que expresado en tanto por uno es un 40%. Para poder ver este valor en porcentaje le damos formato de porcentaje. Estando en D5, esto se puede conseguir pulsando el icono del porcentaje (%).



8. Si la fórmula anterior la copiamos hacia abajo obtendremos un hermoso error. Si copiamos la fórmula de la celda D5 una hacia abajo hasta D6, la fórmula tambien baja en una celda todas sus referencias. Esto hace que la fórmula obtenida sea =C6/C10. Esto nos da el error #!DIV/0¡, que indica que se ha producido una división por cero, ya que la celda del denominador C10 esta vacía. Al copiar una celda hacia abajo nos interesa que el numerador cambie pero queremos que el demoninador constinúe siendo la facturación total de la empresa (celda C9). Para fijar la celda C9, debemos editar la fórmula (hacindo clic sobre ella) y situado el cursor sobre C9 pulsar la tecla de función F4. Esta tecla, permite poner dólares a esta referencia de celda en una fórmula. Si ponemos =+C5/$C$9 conseguimos que la celda C9 quede fija al copiarse la fórmula. Por tanto, si en una celda una referencia a celda va sin dólares Excel efectúa una copia relativa, y si va con dólares